Benutzerhandbuch – Anwendung "Ausserschulische Aktivitäten" (Activités Extramuros)

Dieser Leitfaden beschreibt die vollständige Funktionsweise der Anwendung Ausserschulische Aktivitäten (Activités Extramuros) der EPAI. Er führt Schritt für Schritt durch den gesamten Ablauf – von der Vorbereitung bis zur Abrechnungserklärung nach der Aktivität – und beschreibt die spezifischen Aufgaben der verschiedenen Benutzerprofile.

👥 1. Benutzerprofile (Beteiligte Rollen)

Die Anwendung umfasst 4 Hauptrollen:

Rolle Beschreibung & Verantwortlichkeiten
Organisierende Lehrperson (Antragsteller/in) Konsultiert die Richtlinie, initiiert und erfasst den Antrag (Aktivitätstyp, Ort, Daten, Transportmittel, Auswahl der Lernenden, optionale Beantragung von Mitteln aus dem Bussenfonds / Fonds des amendes). Sie verfolgt den Validierungsprozess, lädt die offiziellen PDFs herunter und reicht nach Durchführung der Aktivität die Anwesenheits- und Abrechnungserklärung ein.
Begleitende Lehrperson / Kollegium Begleitet die Aktivität oder unterrichtet in den betroffenen Klassen. Wird über die geplanten Aktivitäten informiert.
Prorektor/in / Direktion (Validierende) Prüft und genehmigt oder lehnt die Anträge im jeweiligen Zuständigkeitsbereich ab (zuständige/r Hauptprorektor/in ermittelt/zugewiesen nach Abteilung oder Fachbereich, anschliessend Direktion für alle Anträge mit finanzieller Unterstützung). In Kopie gesetzte Prorektorinnen/Prorektoren erhalten eine Informationsbenachrichtigung.
Sekretariat (SEC) Hat Zugriff auf genehmigte Anträge, prüft nach Durchführung der Aktivität die eingereichten Buchhaltungsbelege, kontrolliert die effektive Anwesenheit der Lernenden (PEF) sowie die Bankverbindung (IBAN) und schliesst das Dossier administrativ ab.

🔄 2. Workflow-Übersicht (Lebenszyklus eines Antrags)

%%{init: {
  'theme': 'base',
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    'fontSize': '12px'
  },
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    'nodeSpacing': 20,
    'rankSpacing': 25,
    'curve': 'basis'
  }
}}%%
flowchart TD
    A["Lehrperson: Konsultation der Richtlinie & Erstellung"] --> B{Aktion}
    B -- "Speichern" --> C["Status: Entwurf
Möglichkeit zur Bearbeitung oder Löschung"]
    B -- "Einreichen" --> D["Benachrichtigung Hauptprorektor/in + Kopie an Prorektoren"]
    D --> E["Status: In Erwartung Prorektor/in"]
    E --> F{Entscheidung Prorektor/in}
    F -- "Abgelehnt" --> G["Status: Abgelehnt
E-Mail-Benachrichtigung an Antragsteller/in"]
    F -- "Genehmigt mit Finanzierungsunterstützung" --> H["Status: In Erwartung Direktion"]
    F -- "Genehmigt ohne Finanzierungsunterstützung" --> J["Status: Genehmigt"]
    H --> I{Entscheidung Direktion}
    I -- "Abgelehnt" --> G
    I -- "Genehmigt" --> J
    J --> K["PDF-Generierung & Durchführung der Aktivität"]
    K --> L{Finanzielle Unterstützung?}
    L -- "Ja" --> M["Lehrperson: Abrechnung nach der Aktivität
Effektive Anwesenheiten, IBAN, Belege"]
    M --> N["Status: Eingereicht / Zu bearbeiten Sekretariat"]
    N --> O["Sekretariat: Kontrolle & Rückerstattung"]
    O --> P["Status: Abgeschlossen"]
    L -- "Nein" --> P

📖 3. Detaillierter Ablauf Schritt für Schritt

Schritt 1: Richtlinie & Erstellung eines Antrags (Organisierende Lehrperson)

  1. Melden Sie sich in der Anwendung Activités Extramuros an.

  2. Obligatorische Richtlinie: Informieren Sie sich vor jeder Antragsstellung über die geltenden Vorgaben, indem Sie auf den Link oben auf der Seite klicken: "Directive relative aux activités scolaires extramuros (PDF)".

  3. Klicken Sie im Hauptmenü auf ➕ Nouvelle demande (Neuer Antrag).

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  1. Allgemeine Angaben zur Aktivität:

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alt text

  1. Zuweisung und Information der Prorektoren (Attribution et Information des Doyens):

alt text

  1. Beantragung finanzieller Unterstützung (Bussenfonds / Fonds des amendes – Optional):

alt text

  1. Abschliessende Aktionen:

Schritt 2: Nachverfolgung, Verwaltung und Duplizieren von Anträgen (Lehrperson)

  1. Klicken Sie im Menü auf Mes demandes (Meine Anträge).
  2. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Anträge und deren Status:
  3. Verfügbare Aktionen:

alt text

Schritt 3: Validierung durch Prorektoren und Direktion (DOY / DIR)

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Prorektor- oder Direktionskonto an und öffnen Sie den Bereich Validations (Validierungen).
  2. Auf der Registerkarte ⏳ En attente (Ausstehend) finden Sie alle Dossiers, die Ihren Entscheid erfordern.

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  1. Klicken Sie auf ⚖️ Détails / Examiner (Details / Prüfen), um die vollständigen Antragsangaben einzusehen (Programm, Reiseziel, Budget, Begleitpersonen, Liste der Lernenden).

  2. Erfassen Sie Ihre Entscheidung:

  3. Auf der Registerkarte 📜 Historique (Verlauf) können alle vergangenen Entscheide eingesehen werden.

Schritt 4: Abrechnungserklärung und Rückerstattung nach der Aktivität (Lehrperson)

Dieser Schritt betrifft ausschliesslich Anträge mit dem Status Validé und bewilligter finanzieller Unterstützung (Fonds des amendes) nach erfolgter Durchführung der Aktivität.

  1. Klicken Sie auf der Seite Mes demandes (oder in der Detailansicht) auf die Schaltfläche 💰 Remboursement post-activité (Rückerstattung nach Aktivität).
  2. Bestätigung der effektiven Anwesenheiten:
  3. Bankverbindung:
  4. Belege und Quittungen:
  5. Klicken Sie auf Transmettre le dossier au secrétariat (Dossier an das Sekretariat übermitteln).

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Schritt 5: Prüfung und Abschluss durch das Sekretariat (SEC)

  1. Melden Sie sich mit einem Sekretariatskonto an und öffnen Sie den Bereich Secrétariat.
  2. Die Registerkarte 📥 À traiter (Zu bearbeiten) listet alle genehmigten Anträge sowie die eingereichten Rückerstattungsdossiers auf.
  3. Klicken Sie auf 👁️ Détails, um:
  4. Klicken Sie auf 📦 Clôturer la demande (Antrag abschliessen), um die administrative und finanzielle Bearbeitung abzuschliessen.
  5. Über die Registerkarte 🔍 Historique & Recherche (Verlauf & Suche) können alle archivierten Dossiers durchsucht und gefiltert werden.

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📌 4. Wichtige Hinweise & Geschäftsregeln

  1. Konsultation der Richtlinie: Die Richtlinie über ausserschulische Aktivitäten muss vor dem Einreichen eines Antrags zwingend zur Kenntnis genommen werden.
  2. Studienreisen & Reisecharta: Bei allen Aktivitäten von mehr als einem Tag Dauer muss die von jeder/jedem Lernenden unterzeichnete Reisecharta (Charte de voyage) zwingend dem Dossier beigelegt werden.
  3. Ausreisebewilligung (Sortie du territoire): Liegt das Reiseziel ausserhalb der Schweiz, wird das Dokument für die Bewilligung des Grenzübertritts automatisch generiert.
  4. Automatische Berechnungen für den Bussenfonds:
  5. Speicherung der IBAN: Die bei einer Abrechnung angegebene IBAN wird für künftige Anträge der Lehrperson gespeichert.
  6. Löschen und Kopieren von Anträgen: