Benutzerhandbuch – Anwendung „GSF / GPAS“ (Gewerbliche Stütz- und Förderkurse)

Dieser Leitfaden beschreibt die vollständige Funktionsweise der Anwendung GSF (auf Französisch: GPAS – Groupe Pédagogique d'Accompagnement et de Soutien) der EPAI / GIBS. Er beschreibt den Prozess Schritt für Schritt, von der Kurs- und Lernendenverwaltung bis hin zur individuellen pädagogischen Begleitung und der täglichen Erfassung der Anwesenheiten.

👥 1. Die Benutzerprofile (Akteure des Prozesses)

Die Anwendung umfasst 3 Zugriffs- und Verantwortungsstufen :

Rolle Beschreibung & Verantwortlichkeiten
GSF-Lehrperson (Referenzlehrperson / Fachlehrperson) Greift auf die Liste der in ihren Kursen eingeschriebenen Lernenden zu. Vervollständigt und aktualisiert das detaillierte GSF-Blatt des Lernenden (Kontaktperson im Lehrbetrieb, Verfügbarkeiten, Kursorganisation während der Arbeitszeit oder in der Freizeit, Zuteilung der Referenzlehrperson). Erfasst pädagogische Verläufe (Gespräche, Bemerkungen, Bilanzen) und lädt Dokumente hoch. Erfasst die Anwesenheiten bei jeder Kurseinheit, wodurch bei Abwesenheit automatisch eine E-Mail an den Lehrbetrieb gesendet wird. Kann Lernende in andere Kurse umteilen, ins nächste Schuljahr übertragen oder vorübergehend deaktivieren.
Superuser GSF (gpas_su) Besitzt sämtliche Lehrpersonen-Rechte und steuert zusätzlich die übergeordnete Kursorganisation: Einschreibung neuer Lernender über die schuleigene Suchmaske (ISA-Datenbank), endgültige Löschung von Einschreibungen, Definition und Konfiguration der GSF-Kurse (Zeiten, Wochentage, zweisprachige Bezeichnungen FR/DE), Pflege des Schulkalenders (globale Kursdaten, Ferienzeiten, Feiertage und jährliche Kalenderduplikation) sowie Moderation aller Verläufe.
Webmaster / Administrator Greift auf das Massenimport-Tool (import.php) zu, um zu Beginn des Schuljahres Lernende, Klassen und Lehrbetriebe über CSV-Dateien einzupflegen oder zu aktualisieren.

🔄 2. Workflow-Übersicht (Lebenszyklus eines Lernenden-Dossiers)

%%{init: {
  'theme': 'base',
  'themeVariables': {
    'fontSize': '12px'
  },
  'flowchart': {
    'nodeSpacing': 20,
    'rankSpacing': 25,
    'curve': 'basis'
  }
}}%%
flowchart TD
    A["Superuser: Kursdefinition & Schulkalender einrichten
(courses.php & holidays.php)"] --> B["Superuser: Lernende/n in einen Kurs einschreiben
(Suche im Schülerverzeichnis)"]
    B --> C["GSF-Lehrperson: GSF-Blatt vervollständigen
Betriebskontakt, Referenzlehrperson, Organisation"]
    C --> D{"Profil vollständig?"}
    D -- Nein --> E["Warnung: Profil unvollständig
(Kein Versand von Abwesenheitsmeldungen möglich)"]
    D -- Ja --> F["Lernende/r im Kurs aktiv"]
    F --> G["Wöchentliche Lektionen: Anwesenheiten erfassen
(presences.php)"]
    G --> H{"Status des Lernenden"}
    H -- "Anwesend (grün)" --> I["Anwesenheit gespeichert"]
    H -- "Abwesend (rot)" --> J["Abwesenheit gespeichert
+ Automatische zweisprachige E-Mail an Lehrbetrieb (CC Referent)"]
    F --> K["Fortlaufende pädagogische Begleitung
(Gespräche, Bemerkungen, Bilanzen)"]
    K --> L{"Entscheidung bei Bilanz"}
    L -- "Fortsetzung" --> F
    L -- "Abbruch" --> M["Lernende/n deaktivieren
(Schreibgeschützt / Archiv)"]
    F --> N{"Schuljahresende"}
    N -- "Verlängerung" --> O["Übertragung ins nächste Schuljahr
(Schaltfläche ⏩)"]
    N -- "Abschluss der Unterstützung" --> M

📖 3. Detaillierter Ablauf Schritt für Schritt

Schritt 1: Lernendenverwaltung & Übersicht (index.php)

Nach der Anmeldung gelangen Sie auf das Haupt-Dashboard Lernendenverwaltung.

  1. Obere Filterleiste:
  2. Einschreiben eines neuen Lernenden (Nur für Superuser):
  3. Tabelle der eingeschriebenen Lernenden:
  4. Verfügbare Schnellaktionen pro Zeile:
Symbol Aktion Beschreibung
📁 Dossier Öffnet das vollständige GSF-Blatt des Lernenden (Kontaktdaten, Verfügbarkeiten, Gespräche, Bilanzen).
🔄 Modif. cours Verschiebt den Lernenden sofort in einen anderen aktiven Kurs des laufenden Schuljahres (z. B. bei Stundenplanänderung).
⏩ Transf. année suiv. Überträgt den Lernenden für das nächste Schuljahr in den Förderkurs. Nach erfolgter Übertragung zeigt das grüne Badge ✅ Bereits übertragen den Status an.
⏸️ / ▶️ Deaktivieren / Reaktivieren Setzt den Lernenden in den Ruhezustand (schreibgeschützt ohne Datenverlust) oder aktiviert ihn wieder.
🗑️ Löschen (SU) Entfernt die Einschreibung für dieses Schuljahr endgültig.

Schritt 2: Detailliertes GSF-Blatt & Pädagogischer Verlauf (student.php)

Klicken Sie in einer Zeile auf das Symbol 📁 Dossier, um das Detailblatt des Lernenden zu öffnen.

1. Administrative und organisatorische Angaben

2. Erfassung eines neuen Eintrags im pädagogischen Verlauf

Im linken Formularbereich unter dem Detailblatt:

3. Chronologische Zeitleiste (Verlaufshistorie)

Schritt 3: Anwesenheitskontrolle & Abwesenheitsmeldungen (presences.php)

Klicken Sie im oberen Menü auf Anwesenheiten.

1. Automatische Erkennung und Kursauswahl

2. Intelligenter Lektionskalender

3. Interaktive Anwesenheitsmatrix

4. Validierung und automatischer E-Mail-Versand

📧 Muster der automatischen Benachrichtigung an den Lehrbetrieb:

Betreff: GPAS / GSF : Absence de / Abwesenheit von [Name des Lernenden]

Deutscher Text: « Guten Tag [Name der Kontaktperson], Wir teilen Ihnen mit, dass der/die Lernende/r [Name des Lernenden] im GSF-Unterstützungskurs : [Kursname DE] am [Datum] von [Startzeit] bis [Endzeit] abwesend war. Für weitere Auskünfte wenden Sie sich bitte an die GPAS-Referenzlehrperson : [Name der Lehrperson] ([E-Mail]). »

Französischer Text: « Bonjour [Name der Kontaktperson], Nous vous informons que la personne en formation [Name des Lernenden] était absente au cours de soutien GPAS/GSF : [Kursname FR] le [Datum] de [Startzeit] à [Endzeit]... »

Schritt 4: Kursdefinitionen (courses.php – Superuser)

Klicken Sie im Menü auf Kursdefinitionen.

  1. Kurs erstellen:
  2. Bestehenden Kurs bearbeiten:

Schritt 5: Schulkalender, Ferien & Feiertage (holidays.php – Superuser)

Klicken Sie im Menü auf Kalender & Ferien.

Dieser Bereich stellt sicher, dass die wöchentlichen Anwesenheitslisten exakt den Schultagen entsprechen.

  1. Globale Schuljahresdaten:
  2. Ferienzeitraum hinzufügen:
  3. Feiertag hinzufügen:
  4. Duplizieren ins nächste Schuljahr:

Schritt 6: Massenimport (import.php – Webmaster)

Nur für technische Administratoren zugänglich:

📌 4. Wichtige Hinweise & Regeln

  1. Vollständigkeit der Kontaktdaten:
    Damit Abwesenheitsmeldungen an den Betrieb zugestellt werden können, müssen Name und E-Mail-Adresse der Kontaktperson im GSF-Blatt zwingend hinterlegt sein. Beachten Sie die rote Warnung ⚠️ Profil unvollständig in der Übersicht.
  2. Systematische Bestätigung der Anwesenheiten:
    Benachrichtigungen werden erst in dem Moment versendet, in dem auf Anwesenheiten validieren und Abwesenheits-E-Mails senden geklickt wird. Das blosse Abwählen eines Kästchens ohne Bestätigung löst keinen Versand aus.
  3. Datenerhalt (Deaktivieren statt Löschen):
    Wenn ein Lernender die Unterstützung beendet oder die Schule verlässt, empfiehlt sich die Schaltfläche ⏸️ Deaktivieren. Der Eintrag wird schreibgeschützt archiviert, und alle Verläufe, Bilanzen und Notizen bleiben erhalten.
  4. Referenzlehrperson in Kopie:
    Die zuständige GPAS-Referenzlehrperson erhält automatisch eine Kopie (CC) aller an den Betrieb gesendeten Abwesenheits-E-Mails.