Tutoriel d'Utilisation – Application "Suivi des Collaborateurs & Cycle ODE"

Ce guide présente le fonctionnement complet et l'organisation de l'application Suivi des Collaborateurs de l'EPAI / GIBS. Il décrit l'architecture du cycle officiel d'évaluation et de développement des enseignants (ODE), la conduite des entretiens réguliers, la gestion des groupes de travail, ainsi que le pilotage administratif des parcours (période probatoire, transition, titularisation et fin de carrière).

👥 1. Les Profils Utilisateurs (Acteurs du Processus)

L'application s'articule autour de 3 profils d'utilisateurs clés :

🔄 2. Aperçu du Workflow (Cycle de Vie ODE & Suivis)

Le modèle ODE de l'école repose sur un cycle régulier de 6 ans, précédé selon la situation de l'enseignant soit d'une période probatoire, soit d'une phase transitoire de fixation des objectifs, et se concluant par la fin de carrière.

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  }
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flowchart TD
    subgraph Entree ["1. Entrée dans le corps enseignant"]
        A[Nouvel Enseignant] -->|Entrée en fonction| B[🛡️ Période probatoire\nAnnée N : Visite S1 + Entretien S2]
        C[Enseignant déjà en poste] -->|Phase transitoire 2026-2027 ou 2027-2028| D[🎯 Transition ODE\nAnnée N : Fixation des objectifs]
        D -->|Choix reprise N+2 : 2, 4 ou 6\nN+1 : Étape antérieure| CHOIX_TRANS[🎯 Transition\nN+1 : Étape antérieure\nN+2 : Étape choisie 2, 4 ou 6]
        E[Titulaire direct] -->|Intégration directe| F[🔄 Cycle régulier ODE]
    end

    subgraph CycleRegulier ["2. Cycle officiel ODE (6 ans récurrents)"]
        B -->|Année N+1 : Entrée dans le cycle| STEP1[☕ Étape 1 : Repos - Aucun entretien]
        D_repos -->|Année N+2 au choix| CHOIX{Choix étape de reprise}
        CHOIX -->|Option 2| STEP2[Étape 2 : Entretien officiel 1]
        CHOIX -->|Option 4| STEP4[Étape 4 : Entretien officiel 2]
        CHOIX -->|Option 6| STEP6[Étape 6 : Entretien 360°]
        F --> STEP1

        STEP1 -->|Année N+2| STEP2
        STEP2 --> STEP3[Étape 3 : Visite par les pairs]
        STEP3 --> STEP4
        STEP4 --> STEP5[Étape 5 : PEF - Développement personnel]
        STEP5 --> STEP6
        STEP6 -->|Cycle récurrent| STEP1
    end

    subgraph Depart ["3. Cycle de vie & Fin de carrière"]
        DEPART_CHOIX[Programmation du départ\nFormat : août YYYY] --> DERNIERE_ANNEE[Dernière année d'activité : N-1 à N\nÉvénements ultérieurs automatiquement clôturés]
        DERNIERE_ANNEE --> FIN_CARRIERE[🏁 Fin de carrière dès la rentrée suivante\nDossier archivé en lecture seule]
    end

    CycleRegulier -.->|À tout moment| Depart

📖 3. Processus Détaillé Étape par Étape

Étape 1 : Vue d'Ensemble & Tableau de Bord Global (ode_global.php)

Accessible depuis la navigation principale ou par le bouton 🎯 Tableau global ODE, cette vue centralise l'état d'avancement de l'ensemble du corps enseignant de l'établissement.

Figure 1 : Tableau de bord global ODE avec la barre de filtres supérieurs.

1. Barre de filtres et recherche multicritères

Vous pouvez affiner l'affichage selon :

• Section : Filtrage par section d'enseignement (Informatique, Électronique, ABU, etc.) ou Toutes les sections.
• Parcours / Cohorte :
  • Tous les parcours
  • 🛡️ En période probatoire
  • 🎯 Transition (Fixation 2026-2027)
  • 🎯 Transition (Fixation 2027-2028)
• Doyen : Filtrage par doyen référent assigné ou Tous les doyens.
• Départ :
  • Tous les statuts
  • En activité continue (enseignants sans départ échu)
  • 🏁 Départs programmés (collaborateurs ayant une date de départ planifiée)
  • 🏁 Fin de carrière (départs passés / collaborateurs inactifs)

2. Initialisation de la campagne annuelle ODE

Au début de chaque rentrée scolaire (ou en préparation du prochain exercice), le bloc supérieur d'administration permet d'automatiser la génération des entretiens.

Figure 2 : Panneau d'initialisation en masse des campagnes d'évaluation pour la rentrée.

1. Sélectionnez l'Année scolaire cible (ex : l'année courante 2026-2027 ou l'année suivante 2027-2028).
2. Cliquez sur le bouton ⚡ Initialiser la campagne.
3. Mécanisme anti-doublon (Rolling Horizon) : Le système analyse chaque collaborateur actif, calcule son étape exacte pour l'année sélectionnée, et instancie automatiquement l'évaluation avec le statut a_planifier et le doyen référent pré-assigné. Aucun événement déjà existant n'est écrasé ni dupliqué.

3. Assignation et modification en masse des parcours

Pour affecter une volée d'enseignants lors de la mise en place de la transition ODE ou de l'accueil de stagiaires/probatoires :

Figure 3 : Barre d'action groupée avec sélection multiple et champs obligatoires indiqués par une étoile.

1. Cochez les enseignants concernés à l'aide des cases à cocher en début de ligne (ou utilisez la case d'en-tête pour tout sélectionner).
2. Renseignez les sélecteurs de la barre d'action groupée :
   • Assigner le parcours * (obligatoire) :
     • 🛡️ Période probatoire : Année probatoire en $N$, entrée dès $N+1$ dans le cycle officiel par l'Étape 1 (Repos), puis démarrage actif à $N+2$ en Étape 2 - Entretien 1.
     • 🎯 Fixation des objectifs (transition) : Ouvre le choix de l'étape de redémarrage à $N+2$.
     • 🔄 Titulaire direct - Étape 1 à 6 : Pour démarrer directement un cycle régulier.
   • Année préalable / de fixation * (obligatoire) : 2026-2027 ou 2027-2028.
   • Étape suivante * (obligatoire) : Choix de l'étape active à appliquer à $N+2$ (par défaut 2, 4 ou 6 pour la transition).
   • Doyen référent : Choix du doyen responsable (ou conservation du doyen actuel si laissé sur -- Conserver le doyen actuel --).
3. Cliquez sur 💾 Appliquer la sélection et confirmez l'action.

4. Colonnes du tableau de bord global

Figure 4 : Synthèse par collaborateur : identité, parcours, étapes N et N+1, et doyen responsable.

Le tableau présente 6 colonnes synthétiques et opérationnelles :

1. Enseignant : Nom, prénom, badge de section, adresse e-mail et étiquette de cycle de vie :
   • 🏁 Départ : août 2029 (Retraite) : Départ programmé futur avec son motif.
   • 🏁 Parti en août 2025 : Enseignant dont la date de départ est échue.
2. Statut / Cycle :
   • 🛡️ Probatoire (2026-2027) : Rappel de l'année probatoire, entrée dans le cycle officiel dès $N+1$ en Étape 1 (Repos), et démarrage actif à $N+2$ en Étape 2 (Entretien 1).
   • 🎯 Transition (2026-2027) : Rappel de l'année de fixation d'objectifs, année de repos suivante, et démarrage à $N+2$ sur l'étape choisie.
   • 🔄 Titulaire : Cycle régulier de 6 ans.
3. Cette année ($N = 2026\text{-}2027$) : Étape en cours et état des entretiens (badges cliquables : À planifier, Planifié le JJ.MM.AAAA, Réalisé le JJ.MM.AAAA, ou mention Repos).
4. Année suivante ($N+1 = 2027\text{-}2028$) : Anticipation de l'étape à venir pour préparer les charges des doyens.
5. Doyen responsable : Nom et prénom du doyen référent chargé de l'accompagnement.
6. Action : Bouton 🎯 Gérer redirigeant immédiatement vers le dossier complet de l'enseignant.

Étape 2 : Fiche Individuelle du Collaborateur (index.php)

La fiche individuelle centralise l'intégralité du suivi d'un enseignant au sein d'une interface épurée et réactive.

1. Liste latérale de sélection des enseignants

La colonne de gauche permet de rechercher et de basculer instantanément d'un collaborateur à un autre.

Figure 5 : Volet de navigation latérale avec filtres de section/statut et badges informatifs.

• Filtres intégrés : Filtrage par section, groupe de travail ou statut (Titulaire, Remplaçant, Stagiaire).
• Badges contextuels sous le nom de l'enseignant :
  • 🛡️ Période probatoire : Enseignant en première année de probation.
  • 🏁 Départ : août 2029 (Retraite) : Visualisation immédiate des fins de carrière programmées.

2. Bannière récapitulative du collaborateur

Figure 6 : En-tête récapitulatif avec coordonnées, groupes, statut ODE actuel et fin de carrière.

La bannière affiche :

• Les coordonnées professionnelles (nom, prénom, e-mail, téléphone).
• Les sections d'affectation et les groupes de travail dont l'enseignant fait partie.
• Le statut ODE de l'année en cours (ex : Étape 1/6 - Entretien officiel ou Période probatoire).
• L'étiquette de départ : 🏁 Départ : août 2029 (Retraite).
• Le bouton d'accès direct 🚀 Ouvrir PowerApps ODE ↗ situé en haut à droite du cadre.

Étape 3 : Gestion du Cycle ODE (Onglet 1 : ?tab=ode)

L'onglet ODE est le cœur de la planification pluriannuelle.

1. Trajectoire pluriannuelle prévisionnelle (Vue 6 ans / 12 ans)

Figure 7 : Grille visuelle de la trajectoire ODE sur 2 cycles complets (12 ans) avec code couleur par étape.

• Bouton d'extension interactive :
  • [ ➕ Étendre à 12 ans (2 cycles) ] : Affiche les 12 prochaines années scolaires pour une vision prospective complète.
  • [ ➖ Réduire à 6 ans (1 cycle) ] : Revient à la vue standard à 6 ans.
  • Le choix d'affichage est automatiquement mémorisé dans votre navigateur.
• Cartes d'étape annuelles :
  • Année en cours : Mise en valeur avec un liseré bleu foncé et le badge Année en cours.
  • Étapes régulières 1 à 6 : Repos, entretiens, pairs, PEF, 360°.
  • Fin de carrière : À compter de la date de départ, les années suivantes passent automatiquement au statut Fin de carrière grisé.

2. Paramétrage du parcours et bouton discret

Figure 8 : Panneau de réglage du parcours ODE avec bascule pour masquer la phase transitoire.

• Parcours probatoire : Sélection de l'année probatoire (visite S1 + entretien S2). L'entrée dans le cycle officiel démarre dès $N+1$ par l'Étape 1 (Repos), puis l'Étape 2 (Entretien 1) en $N+2$ (verrouillée automatiquement).
• Transition ODE :
  • Année de fixation des objectifs : Strictement réservée à 2026-2027 ou 2027-2028.
  • Étape suivante à $N+2$ : Choix de l'étape active de redémarrage après l'année de repos intermédiaire.
• Cycle régulier (Titulaire) :
  • Permet d'assigner directement l'enseignant au cycle régulier de 6 ans à une étape spécifique (Étape 1 à 6) pour l'année choisie.
• Bouton discret [ 🙈 Masquer la transition ] :
  • Permet d'épurer l'interface une fois la cohorte transitoire planifiée, afin de ne laisser visible que la gestion des probatoires et du cycle régulier.
  • Cliquez sur [ 👁️ Afficher la transition ] pour réafficher les options à tout moment.
• Réalignement automatique & Bouton [ 🔄 Réaligner les entretiens ] :
  • Dès qu'une modification de parcours ODE est enregistrée (ou sur clic manuel), le système réaligne immédiatement les entretiens futurs (année courante et suivantes).
  • Les entretiens obsolètes qui ne correspondent plus au nouveau cycle sont automatiquement supprimés et remplacés par ceux du nouveau cycle.
  • Règle absolue de protection : Tout entretien comportant déjà une date (date_prevue ou date_realisee) n'est jamais supprimé automatiquement.

3. Planification des entretiens de l'année scolaire

Figure 9 : Planification opérationnelle des évaluations de l'année (semestre 1 et 2).

Pour chaque événement d'évaluation :

• Définition de la date prévue de la visite ou de l'entretien.
• Attribution du doyen responsable.
• Mise à jour du statut :
  • ⚪ À planifier
  • 🟡 Planifié
  • 🟢 Réalisé
• Accès direct vers les formulaires officiels de l'État via le bouton 🚀 Ouvrir PowerApps ODE ↗ situé en haut à droite du cadre du collaborateur.

4. Cycle de vie & Programmation de la fin de carrière

Figure 10 : Formulaire de départ avec sélecteur au format 'août YYYY' et confirmation de purge automatique.

Pour renseigner le départ d'un collaborateur :

1. Dans le champ Départ (août YYYY), sélectionnez l'échéance parmi la liste (ex : août 2029).
2. Indiquez le Motif du départ (Retraite, Démission, Autre).
3. Cliquez sur 💾 Enregistrer le départ.
4. Garde-fous automatiques :
   • Un dialogue de confirmation rappelle la date exacte choisie.
   • Tous les événements et évaluations ODE prévus au-delà de cette date sont automatiquement supprimés pour éviter les reliquats dans les campagnes futures.
   • Pour réinitialiser le collaborateur en activité continue, remettez simplement le menu sur -- En activité continue --.

Étape 4 : Suivis Réguliers & Entretiens Annuels (Onglet 2 : ?tab=interviews)

Cet onglet permet aux doyens et à la direction de consigner les entretiens bilatéraux périodiques, les bilans intermédiaires ou les échanges spécifiques hors du cadre formel ODE.

Figure 11 : Enregistrement d'un entretien avec zone de remarques confidentielles.

1. Renseignez la Date de l'entretien et le Type de suivi (Entretien annuel, Bilan de période probatoire, Entretien de recadrage, Suivi pédagogique, Autre).
2. Résumé de l'entretien : Synthèse factuelle des points abordés et des objectifs convenus.
3. Remarques du doyen (confidentiel) : Zone strictement réservée aux doyens et à la direction (non visible par l'enseignant).
4. Cliquez sur 💾 Enregistrer le suivi.
5. L'historique chronologique s'affiche au bas de la page avec la date, le type et l'auteur de la saisie.

Étape 5 : Groupes de Travail & Horaires (Onglets 3 & 4)

1. Groupes de travail & Commissions (?tab=groupes)

Figure 12 : Affectation d'un collaborateur aux groupes de travail et commissions internes.

• Permet d'inscrire l'enseignant dans les groupes de travail transversaux de l'école (ex : Commission Qualité, Groupe Numérique, Cellule Climat Scolaire).
• Définition du statut : Membre ou Responsable du groupe.

2. Horaires & Classes d'enseignement (?tab=classes)

Figure 13 : Récapitulatif des classes, volées et professions enseignées.

• Affiche en lecture seule les classes, filières professionnelles et volumes horaires attribués au collaborateur, synchronisés depuis le module d'onboarding de l'école.

Étape 6 : Gestion Administrative des Enseignants (gestion_enseignants.php)

Accessible depuis le menu supérieur par le lien 👥 Gestion enseignants, cet écran permet de gérer les paramètres contractuels de base.

Figure 14 : Module d'administration des statuts d'enseignants (Titulaire / Remplaçant / Stagiaire).

• Statut contractuel : Modification rapide du profil d'engagement :
  • Titulaire
  • Remplaçant
  • Stagiaire
• Surcharges de section : Permet de rattacher manuellement un collaborateur à une section spécifique lorsqu'il n'a pas encore de classe active enregistrée pour l'année scolaire en cours.
• Création et affectation de sous-sections :
  • Définition de sous-sections associées à une section parente.
  • Règle d'éligibilité stricte : Une sous-section ne peut être attribuée qu'aux collaborateurs ayant la section parente activée (soit automatiquement par leurs classes de l'année scolaire en cours, soit manuellement par surcharge).
  • Attribution et retrait immédiats en un clic (AJAX) sans rechargement de page.

📌 4. Points d'Attention & Règles Métier

1. Règle absolue des Départs (août YYYY) :

   • Indiquer un départ en août 2029 signifie que l'enseignant effectue sa dernière année scolaire d'activité en 2028-2029 (achevée fin juillet 2029).
   • Dès la rentrée 2029-2030 (commençant en août 2029), il bascule en statut Fin de carrière.
   • La saisie d'un départ clôture et supprime instantanément tous les entretiens programmés pour les années ultérieures.

2. Règle de la Transition ODE :

   • L'entretien préalable de fixation des objectifs se déroule strictement en 2026-2027 ou 2027-2028 ($N$).
   • L'année suivante ($N+1$) est obligatoirement une année de repos (Étape 1, aucun entretien).
   • L'étape active choisie (Étape 2, 4 ou 6) est appliquée à $N+2$.

3. Verrouillage de la Période Probatoire :

   • La probation comprend une Visite au 1er semestre (S1) et un Entretien d'évaluation/validation au 2nd semestre (S2).
   • L'entrée dans le cycle officiel se fait dès l'année suivante ($N+1$) par l'Étape 1 : Repos.
   • L'année $N+2$ enchaîne sur l'Étape 2 : Entretien 1.

4. Principe du Rolling Horizon ($N$ et $N+1$) :

   • L'application instancie automatiquement en base de données les événements opérationnels pour l'année en cours ($N$) et l'année suivante ($N+1$).
   • Les étapes de repos (Étape 1) ou d'attente ne génèrent aucun enregistrement formel superflu.
   • Les initialisations de campagne annuelle et les ouvertures d'onglets ODE n'écrasent jamais les saisies existantes.

5. Confidentialité des Remarques Doyen :

   • Les annotations saisies dans l'encart confidentiel des suivis réguliers ne sont jamais affichées aux profils non autorisés.

📸 5. Répertoire des Captures d'Écran Recommandées

Pour enrichir ce guide, déposez les captures d'écran correspondantes au format .png directement dans le dossier : public/suivi-collaborateurs/docs/